SURAT
Pengertian
Surat
Ada banyak pengertian
tentang surat tapi semua pengertian tersebut merujuk pada inti yang sama; surat
adalah sarana telekomunikasi.
Surat merupakan alat
komunikasi yang disampaikan secara tertulis, berisi bahan informasi berupa
berita, laporan, pemberitahuan, perintah, pesanan, keputusan, undangan dan
permohonan, yang lazimnya harus dikirimkan atau disampaikan kepada pihak lain.
Ada juga yang mengatakan bahwa surat adalah sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Ada juga yang
berpendapat mengenai pengertian surat sebagai suatu sarana untuk menyampaikan
informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain. Informasi dalam
surat tersebut bisa berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan,
pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.
Sedangkan menurut
Seojito dan Solchen (2004: 1) mendefinisikan surat sebagai berikut:
a.
Ditinjau
dari isinya, surat merupakan jenis karangan (komposisi) paparan-pengarang
mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan
dirasakannya.
b.
Ditinjau
dari wujud peraturannya, surat merupakan percakapan tertulis
c.
Ditinjau
dari fungsinya, surat adalah alat sarana komunikasi tulis.
Memang banyak
pengertian surat tapi yang kita bisa menarik kesimpulan sendiri mengenai
pengertian surat itu sendiri sebagai suatu alat komunikasi tertulis yang
ditujukan menyampaikan informasi dari pihak pengirim ke pihak penerima surat.
Fungsi
Surat
Sebagaimana
kita pahami penjelasan di atas mengenai pengertian surat, kita bisa mengambil
salah satu fungsi dari surat itu sendiri sebagai alat komunikasi. Tapi bukan
itu saja fungsi surat, ada beberapa fungsi surat diantaranya adalah sebagai
berikut:
1.
Surat sebagai sarana komunikasi.
2.
Surat sebagai alat menyampaikan pemberitahuan, permintaan, permohonan,
buah pikiran ataupun gagasan.
3.
Surat sebagai alat bukti tertulis, misalkan surat perjanjian.
4.
Surat sebagai alat untuk mengingat, misalkan surat yang diarsipkan.
5.
Surat sebagai pedoman kerja, misalkan surat keputusan dan surat
perintah.
6.
Surat sebagai historis.
Jenis Surat
Surat secara umum
digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga
apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila
digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga
yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.
1.
Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk
kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau
keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
a.
Tidak menggunakan kop surat
b.
Tidak ada nomor surat
c.
Salam pembuka dan penutup bervariasi
d.
Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
e.
Format surat bebas
2.
Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk
kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya
undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:
a.
Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
b.
Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
c.
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
d.
Penggunaan ragam bahasa resmi
e.
Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
f.
Ada aturan format bakuBagian-bagian surat resmi:
-
Kepala/kop surat
Kop
surat terdiri dari:
1)
Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2)
Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3)
Logo instansi/lembaga
-
Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
-
Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
-
Hal, berupa garis besar isi surat
-
Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
-
Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
-
Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
-
Isi surat
Uraian
isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan
huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD)
haruslah menyesuaikan.
-
Penutup surat
Penutup
surat, berisi:
1)
salam penutup
2)
jabatan
3)
tanda tangan
4)
nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
-
Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang
adanya suatu kegiatan
3.
Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan
kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna
dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik.
Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat
dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh
dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.
4.
Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan
formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam
pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu
sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan
arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk
surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:
a.
Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
b.
Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
c.
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
d.
Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
e.
Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
f.
Format surat tertentu
5.
Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan
dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan
ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau
resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan
dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut
ini:
-
Kepala surat
-
Tempat dan tanggal pembuatan surat
-
Nomor surat
-
Lampiran
-
Hal atau perihal
-
Alamat tujuan
-
Salam pembuka
-
Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
1)
paragraf pembuka
2)
isi surat
3)
paragraf penutup
-
Salam penutup
-
Tanda tangan dan nama terang
Contoh Surat
Untuk contoh surat, saya
akan memberikan contoh surat lamaran pekerjaan :
Bekasi, 13 Agustus 2015
Hal : Permohonan Pekerjaan
Lampiran : -
Kepada Yth
Manager Personalia
Di
Tempat
Dengan
hormat,
Saya yang bertanda
tangan dibawah ini :
Nama :
Hery Mulyana
Tempat, tanggal lahir : Bekasi,
17 September 1993
Umur :
21
tahun
jenis kelamin : Laki - Laki
jenis kelamin : Laki - Laki
Pendidikan :
SMK
( Teknik Komputer Dan Jaringan )
Alamat : Perum Bekasi Griya
Asri 2 Blok K2/39
RT002/039 Kabupaten Bekasi
No.
handphone :
085697467379
Dengan
ini saya bermaksud melamar pekerjaan di Perusahaan yang Bapak/Ibu Pimpin.
Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan yaitu :
1.
Pas
Photo;
2.
Fotocopy
KTP ;
3.
Fotocopy
Surat Keterangan Sehat ;
4.
Fotocopy
Kartu Tanda Pencari Kerja ;
5.
Fotocopy
IJAZAH Dan Transkip Nilai ;
6.
Fotocopy
Surat Keterangan Catatan Kepolisian ;
7.
Daftar
Riwayat Hidup ;
Demikianlah
surat permohonan kerja ini saya buat. Besar harapan saya akan terkabulnya untuk
dapat diterima di Perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Atas perhatiannya, saya
ucapkan terima kasih.
Hormat
Saya,
Hery
Mulyana
Referensi
